Checklist : utiliser l'IA sans enfreindre le RGPD

L'IA sur vos documents pro ? Rien d'interdit. C'est même devenu un réflexe. Le vrai danger n'est pas l'outil lui-même, c'est de lui livrer un fichier brut, sans le moindre filtre, en pensant que personne n'ira jamais regarder ce qui s'y trouve. Voici donc une checklist concrète, pensée pour rester du bon côté du RGPD à chaque étape, avant, pendant et après l'envoi à l'IA.

La checklist

• Reperez les documents à risque. Tout fichier avec des noms, adresses, IBAN, données de santé ou financieres.
• Pseudonymisez avant l'IA. Pas seulement le nom : dates, identifiants et montants comptent aussi.
• Gardez la clé de votre cote. La table de correspondance reste chiffree, separee du document.
• Relisez le document masque. La detection n'est jamais parfaite a 100%, un contrôle humain reste utile.
• Traitez aussi les scans. Une image contient du texte : OCR puis masquage, sinon la fuite passe par la.
• Choisissez la bonne offre. DPA, rétention, region : adaptez l'abonnement a un usage professionnel.
• Re-identifiez en local. Restaurez les vraies valeurs sur votre poste, ne re-uploadez jamais la clé.
• Formez les équipes. Sans alternative simple, l'usage de l'IA continue en cachette.

Une checklist ne fait pas tout. Elle ne remplacera jamais une vraie politique interne, écrite et partagée dans l'équipe, mais elle suffit à écarter les erreurs les plus banales, celles qui coûtent cher justement parce qu'elles paraissent anodines sur le moment. Le principe ? Toujours le même. Ne jamais montrer à l'IA ce qui identifie une personne.

Safe-Doc prend en charge le volet technique de cette checklist, de bout en bout : détection des données sensibles, masquage, mise en page conservée à l'identique, traitement réalisé en Union européenne puis purgé, ré-identification effectuée en local. Le reste relève de vos process. Pour aller plus loin, voir le guide ChatGPT et RGPD en entreprise.